Microsoft 365 und Google Workspace ersetzen: Europäische Alternativen für Unternehmen
E-Mail, Dateien, Kalender, Videokonferenzen — bei den meisten Unternehmen läuft das komplett über einen der beiden US-Konzerne. Immer mehr Betriebe, Behörden und Verbände suchen nach Alternativen: aus Datenschutzgründen, wegen steigender Lizenzpreise oder weil sie nicht von einem einzigen Anbieter abhängig sein wollen. Was es gibt, was es taugt und wie ein Umstieg realistisch abläuft.
Warum Unternehmen nach Alternativen suchen
Drei Gründe tauchen in fast jedem Gespräch auf. Erstens der Datenschutz: Beide Anbieter unterliegen dem US CLOUD Act, und die Rechtsgrundlage für Datentransfers in die USA wurde bereits zweimal gerichtlich gekippt. Zweitens die Kosten: Lizenzpreise steigen regelmäßig, KI-Funktionen werden zum Aufpreis gebündelt, und bei zwanzig Mitarbeitenden summiert sich das auf mehrere tausend Euro im Jahr. Drittens die Abhängigkeit: Wer E-Mail, Dateien, Identitäten und Kalender bei einem Anbieter hat, kann faktisch nicht mehr wechseln — und der Anbieter weiß das.
Öffentliche Verwaltungen in Deutschland und anderen EU-Ländern haben den Umstieg bereits begonnen. Für Unternehmen ist der Weg derselbe, nur kürzer.
Die Bausteine im Vergleich
- E-Mail und Kalender: Ein eigener Mailserver auf Basis von Mailcow oder ein gehosteter Dienst europäischer Anbieter ersetzt Exchange und Gmail — mit Postfächern, Kalendern, Spamschutz und Synchronisation auf alle Geräte.
- Dateien und Zusammenarbeit: Nextcloud ersetzt OneDrive, SharePoint und Google Drive: Ablage, Freigaben, Versionierung, gemeinsames Bearbeiten, Apps für alle Plattformen.
- Office-Programme: Collabora Online oder OnlyOffice laufen direkt in Nextcloud und öffnen Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien im Browser. Für den Desktop bleibt LibreOffice — oder ein bestehendes Office-Paket ohne Cloud-Anbindung.
- Videokonferenzen: Jitsi oder BigBlueButton, selbst betrieben oder bei einem deutschen Serveranbieter, ersetzen Teams und Meet für interne Gespräche und Kundentermine.
- Chat: Nextcloud Talk, Matrix oder Rocket.Chat ersetzen den Chat aus Microsoft Teams oder Google Chat — inklusive Gruppen, Dateifreigaben und Benachrichtigungen.
Die Frage ist selten, ob es eine Alternative gibt — sondern welche Kombination zu Ihrem Team passt und wer sie betreibt.
Ehrlich gesagt: Wo es hakt
Excel mit komplexen Makros läuft in keiner Alternative identisch. Wer tief in Teams-Workflows, Power Automate oder SharePoint-Listen steckt, muss Prozesse neu denken, nicht nur Software tauschen. Und Gewohnheit ist ein echter Faktor: Ein Team, das zehn Jahre Outlook genutzt hat, braucht eine Einweisung und zwei Wochen Geduld. Wer das einplant, kommt gut durch. Wer es unterschätzt, erlebt Widerstand.
So läuft ein Umstieg in der Praxis
- Bestandsaufnahme: Welche Dienste nutzt das Team tatsächlich? Oft sind es drei von zwölf.
- Etappe 1 — Dateien: Nextcloud einrichten, Struktur und Rechte übertragen, Daten migrieren. Das Team arbeitet parallel weiter.
- Etappe 2 — E-Mail und Kalender: Mailserver aufsetzen, Postfächer inklusive Ordnern und Kalendern übernehmen, Domain an einem Wochenende umschalten.
- Etappe 3 — Office und Konferenzen: Browser-Office in Nextcloud aktivieren, Videokonferenz-Lösung anbinden, Team einweisen.
- Abschluss: Alte Lizenzen kündigen, Konten deaktivieren, Dokumentation übergeben.
Für ein Unternehmen mit zehn bis dreißig Mitarbeitenden ist das in wenigen Wochen abgeschlossen — ohne einen Tag Stillstand.
Besonderheiten beim Umstieg von Google Workspace
Wer von Google Workspace kommt, sollte zwei Dinge vorab wissen. Erstens sind Google Docs, Tabellen und Präsentationen keine gewöhnlichen Dateien, sondern Einträge in Googles eigenem Format. Beim Export — etwa über Google Takeout — werden sie in Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien umgewandelt und lassen sich danach in Nextcloud weiterbearbeiten. Das klappt bei den allermeisten Dokumenten problemlos; Tabellen mit Google-eigenen Funktionen wie IMPORTRANGE oder GOOGLEFINANCE und Dokumente mit vielen Kommentaren sollten Sie vorher stichprobenartig prüfen.
Zweitens arbeitet Gmail mit Labels statt Ordnern. Eine E-Mail mit drei Labels liegt nach dem Umzug in drei Ordnern. Vor der Migration sollte deshalb feststehen, welche Labels zu Ordnern werden — dann ist das Postfach danach aufgeräumt statt verdoppelt. Kalender und Kontakte lassen sich in Standardformaten übernehmen und landen ohne Umweg im neuen System.
Was es kostet
Die Lizenzkosten pro Nutzer entfallen bei Open-Source-Lösungen vollständig. Dafür entstehen Kosten für Einrichtung, Migration und den laufenden Betrieb — Server, Updates, Backups, Support. In der Summe liegen die laufenden Kosten meist unter den bisherigen Lizenzgebühren, bei wachsendem Team deutlich. Der einmalige Aufwand für den Umzug ist die eigentliche Investition, und er lässt sich vorab als Festpreis kalkulieren.
Kurz beantwortet
- Können wir Word- und Excel-Dateien weiter nutzen?
- Ja. Collabora und OnlyOffice öffnen und speichern die Microsoft-Formate. Einschränkungen gibt es bei komplexen Makros und sehr speziellen Formatierungen.
- Funktionieren Outlook oder Apple Mail mit dem neuen Mailserver?
- Ja. Der Mailserver nutzt offene Standards, mit denen jedes gängige E-Mail-Programm und jedes Smartphone arbeitet.
- Wie lange dauert der Umstieg?
- Je nach Umfang wenige Wochen. Der Wechsel erfolgt in Etappen; die eigentliche Umschaltung liegt außerhalb der Geschäftszeiten.
- Was kostet der Betrieb im Vergleich zu Microsoft 365?
- Es fallen keine Lizenzkosten pro Nutzer an. Betrieb und Support werden monatlich abgerechnet und liegen meist unter den bisherigen Lizenzgebühren — bei wachsendem Team deutlich.
- Ist ein Teilumstieg möglich?
- Ja, das ist sogar der Regelfall. Viele Unternehmen beginnen mit Dateien und E-Mail und behalten einzelne Programme, solange es sinnvoll ist.
- Was passiert beim Umstieg mit unseren Google Docs und Tabellen?
- Beim Export werden sie in Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien umgewandelt und lassen sich danach in Nextcloud mit Collabora oder OnlyOffice weiterbearbeiten. Tabellen mit Google-eigenen Funktionen sollten Sie vorher prüfen.