Von der alten Telefonanlage zu 3CX: Was bei der Umstellung auf VoIP wirklich passiert
Die alte Telefonanlage läuft noch — aber der Wartungsvertrag endet, Ersatzteile werden knapp, und das Homeoffice erreicht sie nicht. Eine softwarebasierte Telefonanlage wie 3CX löst das. So läuft die Umstellung ab, ohne dass Ihr Unternehmen einen Tag unerreichbar ist.
Was sich technisch ändert
Eine klassische Telefonanlage ist ein Kasten im Serverraum, an dem Telefone per Kabel hängen. 3CX ist Software: Sie läuft auf einem Server oder in der Cloud, Telefone und Apps verbinden sich über das Netzwerk. Gespräche laufen über einen Internet-Telefonanbieter (SIP-Trunk) statt über einen ISDN-Anschluss — seit der ISDN-Abschaltung in Deutschland ohnehin der Standard.
Schritt 1: Bedarf und Struktur klären
Welche Nebenstellen gibt es, welche Rufgruppen, welche Geschäftszeiten? Wer soll im Homeoffice erreichbar sein, wer unterwegs? Gibt es mehrere Standorte? Aus diesen Antworten entsteht der Rufplan — die eigentliche Grundlage der Anlage. Hier lohnt sich Sorgfalt: Was die alte Anlage konnte, ist nicht automatisch das, was Sie heute brauchen.
Schritt 2: Rufnummern portieren
Ihre Rufnummern gehören zu Ihrem Anschluss, nicht zur Anlage. Die Portierung zu einem VoIP-Anbieter wird schriftlich beauftragt und hat gesetzliche Fristen. Wir prüfen die vertraglichen Voraussetzungen, koordinieren den Termin mit altem und neuem Anbieter und sorgen dafür, dass die Umschaltung ohne Erreichbarkeitslücke erfolgt.
Schritt 3: Anlage einrichten, Geräte anbinden
Die 3CX-Anlage wird installiert und nach dem Rufplan konfiguriert: Nebenstellen, Warteschleifen, Ansagen, Anrufbeantworter mit Zustellung per E-Mail. Tischtelefone werden automatisch eingerichtet, die Apps für PC und Smartphone verteilt. Parallel läuft die alte Anlage weiter — bis alles getestet ist.
Schritt 4: Umschalten und schulen
Am Umschalttag werden die Rufnummern auf die neue Anlage gelegt. Das dauert Stunden, nicht Tage. Direkt danach bekommt Ihr Team eine kurze Einweisung: Weiterleiten, Halten, Konferenz, App auf dem Handy. Danach beginnt der laufende Betrieb — mit Updates und einem Ansprechpartner für Änderungen.
Kurz beantwortet
- Lohnt sich die Umstellung auch für kleine Unternehmen oder Vereine?
- Ja. Für wenige Nebenstellen gibt es eine kostenfreie Einstiegsversion, und die Apps ersparen die Anschaffung neuer Tischtelefone. Gerade kleine Betriebe und Vereine gewinnen mit Ansagen, Warteschleife und Homeoffice-Anbindung eine Erreichbarkeit, die früher großen Unternehmen vorbehalten war.
- Wie lange dauert die Umstellung auf 3CX?
- Von der Planung bis zum Umschalttag typischerweise einige Wochen — bestimmt vor allem durch die Frist der Rufnummernportierung.
- Was kostet 3CX?
- Die Lizenz richtet sich nach der Zahl gleichzeitiger Gespräche und wird direkt bei 3CX oder einem Vertriebspartner bezogen. Dazu kommen Einrichtung, Hosting und der VoIP-Anbieter.
- Funktioniert 3CX im Homeoffice?
- Ja. Per App am PC oder Smartphone telefonieren Mitarbeitende überall unter der Büronummer — ohne VPN oder zusätzliche Hardware.
- Brauchen wir neue Telefone?
- Nicht zwingend. Viele moderne IP-Tischtelefone lassen sich weiterverwenden; alternativ genügen Headset und App.
- Was passiert bei Internetausfall?
- Anrufe können automatisch auf Mobiltelefone umgeleitet werden — ein Vorteil gegenüber der alten Anlage, die dann einfach still war.